Oszczędność 12 400 zł na karach dla hurtowni spożywczej
Podczas audytu wykryliśmy błędy w raportowaniu odpadów. Skorygowaliśmy dane przed kontrolą, unikając mandatu za ubiegły rok.
Hurtownia spożywcza z Gdańska stanęła przed ryzykiem wysokiej kary za błędy w systemie BDO. Pomogliśmy im wyprostować dokumentację odpadową zanim urząd zapukał do drzwi.
Wyzwanie
Bałtycka Hurtownia Spożywcza przez 14 miesięcy błędnie klasyfikowała odpady opakowaniowe. Nowy pracownik magazynu nie wiedział, że tektura falista i folia stretch wymagają osobnych wpisów w rejestrze. W styczniu 2024 roku podczas wstępnego przeglądu dokumentów odkryliśmy, że firma wykazała o 34 tony odpadów mniej, niż faktycznie odebrały firmy wywozowe. Taka rozbieżność to prosta droga do mandatu w wysokości 12 400 zł, szczególnie przy zapowiedzianych kontrolach w regionie pomorskim.
Podejście
Pracę zaczęliśmy od fizycznego sprawdzenia faktur za wywóz śmieci z całego ubiegłego roku. Nasz konsultant, Marek, spędził 3 dni w biurze hurtowni, porównując kwity wagowe z zapisami w systemie cyfrowym. Mówimy wprost: bałagan w papierach był duży. Zamiast pisać opasłe raporty, przygotowaliśmy listę 17 konkretnych korekt, które należało wprowadzić do bazy danych. Działaliśmy szybko, żeby zdążyć przed końcem kwartału sprawozdawczego.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy kompletny wniosek o korektę wpisów w BDO oraz pismo z tzw. czynnym żalem do Urzędu Marszałkowskiego. Dokumentacja była gotowa w 9 dni roboczych. Wyjaśniliśmy urzędnikom, że błąd wynikał z pomyłki technicznej, a nie z chęci ukrycia kosztów. Dodatkowo przeszkoliliśmy 2 pracowników magazynu z obsługi wagi i terminala, żeby każda tona odpadu była od razu przypisana do właściwego kodu w tabeli.
Rezultaty
Udało się uniknąć nałożenia kary finansowej, a firma ma teraz w pełni czyste konto w rejestrach środowiskowych.
Harmonogram
-
8 stycznia 2024Wstępna analiza faktur wywozowych i raportów BDO
-
15 stycznia 2024Zidentyfikowanie rozbieżności w wagach tektury i folii
-
24 stycznia 2024Złożenie korekt i czynnego żalu w urzędzie
-
6 lutego 2024Szkolenie pracowników z bieżącego raportowania
"Byliśmy pewni, że kontrola z urzędu to tylko kwestia czasu i skończy się mandatem. Kapituła Strategiczna weszła, przeliczyła faktury i wyprostowała temat w niecałe dwa tygodnie. Budujemy mosty, nie mury – to u nich widać."