Budujemy mosty, nie mury

Skuteczny dialog zamiast wojny na pisma

Większość problemów z urzędami w Gdańsku wynika z tego, że obie strony przestają ze sobą rozmawiać i zaczynają wymieniać się suchymi, agresywnymi pismami. W Kapituła Strategiczna od 2019 roku widzimy, że około 43% sporów administracyjnych można rozwiązać szybciej, jeśli zamiast prawniczego żargonu użyje się konkretnych argumentów technicznych. Zamiast słać kolejne ponaglenie, organizujemy spotkanie robocze. Często 45 minut spokojnej rozmowy przy stole wyjaśnia więcej niż 3 miesiące pisania wniosków o interpretację przepisów środowiskowych czy budowlanych.

Stosujemy metodę analizy interesariuszy, którą dopracowaliśmy podczas 87 spraw prowadzonych w pomorskich urzędach. Sprawdzamy, kto realnie podejmuje decyzję i jakie ma obawy dotyczące danej inwestycji. Urzędnik w wydziale architektury często nie chce blokować projektu celowo – on po prostu boi się odpowiedzialności za błąd w niejasnej dokumentacji. My dostarczamy brakujące fakty, które zdejmują ten ciężar z jego barków. W październiku 2023 roku pomogliśmy lokalnej piekarni odblokować pozwolenie na rozbudowę, które leżało bez ruchu przez 7 miesięcy.

Jak pracujemy w gdańskich urzędach

Nie obiecujemy cudów w godzinę, bo biurokracja ma swoje tempo. Realnie proces odblokowania komunikacji z regulatorem zajmuje nam od 3 do 5 tygodni. W tym czasie przygotowujemy tak zwaną mapę drogową porozumienia. To prosty, 4-stronicowy dokument, w którym wypunktowujemy, co musi uzupełnić firma, a na jakie ustępstwa może pójść urząd. Dzięki temu obie strony wiedzą, na czym stoją, bez domysłów i wzajemnych oskarżeń o złą wolę.

• Analiza ostatnich 3 decyzji odmownych wydanych przez dany organ.
• Przygotowanie merytorycznego skryptu na spotkanie z dyrektorem wydziału.
• Weryfikacja dokumentacji pod kątem 12 najczęstszych błędów formalnych.
• Opracowanie planu naprawczego dla inwestycji o wysokim ryzyku środowiskowym.

Nasz zespół, składający się z 4 osób z doświadczeniem w administracji publicznej, nie stosuje trików. Opieramy się na faktach i przepisach. W ubiegłym kwartale udało nam się zamknąć 12 z 15 spraw bez nakładania kar finansowych na naszych klientów. Szczerze mówiąc, te 3 pozostałe przypadki wymagały dłuższego postępowania, bo błędy w dokumentacji po stronie firm były zbyt duże na szybkie porozumienie. Nie jesteśmy w stanie naprawić wszystkiego, ale potrafimy skrócić czas oczekiwania na decyzję o około 22%.

Każda sprawa w Kapituła Strategiczna ma swojego konkretnego opiekuna. U nas nie ma anonimowej infolinii. Jeśli Twoją sprawą zajmuje się pan Dariusz, to on odbiera telefon między 9:00 a 17:00 (z przerwą na lunch o 13:30). Wiemy, że w relacjach z administracją liczy się cierpliwość i znajomość lokalnych procedur w Gdańsku. Znamy ścieżki obiegu dokumentów, co pozwala nam uniknąć sytuacji, w której ważne pismo leży na dnie szafy przez 14 dni roboczych tylko dlatego, że trafiło do niewłaściwego referatu.