Bezpośredni kontakt

Rozmawiasz z ludźmi, którzy podejmują decyzje

W Kapituła Strategiczna nie przesyłamy Twoich dokumentów do anonimowego działu obsługi klienta. Od pierwszego spotkania w naszym biurze przy Podwalu Staromiejskim rozmawiasz z partnerem, który bierze pełną odpowiedzialność za Twój projekt. W 2023 roku osobiście przeprowadziliśmy 43 skomplikowane postępowania administracyjne w Gdańsku i okolicach. Znamy specyfikę pracy w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim oraz w tutejszym Urzędzie Miejskim. Wiemy, jak przygotować dokumenty, by urzędnik nie musiał prosić o ich uzupełnienie.

Nasz zespół składa się z 7 osób. Każdy z nas przepracował przynajmniej 8 lat przy projektach na styku biznesu i administracji publicznej. Nie zatrudniamy stażystów do prowadzenia kluczowych rozmów. To istotne, bo w relacjach z regulatorem jeden błąd w interpretacji przepisów potrafi wstrzymać inwestycję na 5 miesięcy. Partner prowadzący Twoją sprawę zna historię każdego wysłanego pisma i pilnuje terminów z kalendarzem w ręku. Mówimy wprost o szansach na powodzenie sprawy, bez owijania w bawełnę.

Szybka reakcja i znajomość lokalnych realiów

Działamy dynamicznie, bo wiemy, że czas w biznesie to pieniądze. Odpisujemy na maile średnio w 3.2 godziny w dni robocze. Jeśli sprawa wymaga osobistej wizyty w urzędzie, idziemy tam bez zwłoki. W październiku 2024 roku pomogliśmy firmie produkcyjnej z Gdyni wyjaśnić błąd w raportowaniu środowiskowym. Potencjalna kara wynosiła 12 400 zł, ale dzięki szybkiemu sprostowaniu i merytorycznym argumentom skończyło się na pouczeniu. Takie sytuacje wymagają obecności kogoś, kto potrafi rzeczowo rozmawiać z kontrolerami.

Argumenty zamiast emocji to nasza podstawowa zasada pracy. Przygotowujemy dokumentację tak starannie, że w ostatnim kwartale 91% złożonych przez nas wniosków przeszło weryfikację formalną przy pierwszym podejściu. Skupiamy się na twardych danych i konkretnych artykułach prawnych. Zamiast pisać ogólne prośby, powołujemy się na aktualne wytyczne ministerstw i wyroki sądów administracyjnych. To podejście sprawia, że urzędy traktują naszych klientów jako rzetelnych partnerów do dialogu.

Budujemy relacje oparte na faktach

Relacje z administracją to proces, a nie jednorazowe działanie. Obecnie obsługujemy 29 stałych kont firmowych z regionu pomorskiego. Większość tych przedsiębiorstw współpracuje z nami od ponad 4 lat. Rozumiemy lokalne uwarunkowania i wiemy, jakich błędów unikać w korespondencji seryjnej czy przy składaniu odwołań. Bywa, że mówimy klientowi, iż dany pomysł jest zbyt ryzykowny — szczerość jest dla nas ważniejsza niż szybki zarobek na skazanej na porażkę sprawie.

Praca z nami oznacza brak stresu przy otwieraniu kopert z urzędową pieczątką. Zajmujemy się całą logistyką dokumentów, od odbioru pism po składanie podpisów na mocy pełnomocnictwa. W listopadzie 2024 roku zamknęliśmy sprawę podziału gruntów, która ciągnęła się u klienta od 11 miesięcy — nam udało się uzyskać finalną decyzję w 6 tygodni. Skuteczność wynika z tego, że wiemy, kto w danym wydziale odpowiada za konkretny odcinek pracy. Nie szukamy konfliktów, budujemy mosty tam, gdzie inni widzą tylko mury biurokracji.